Manajemen, Unsur, Prinsip dan Fungsi.

Assalamua’alaikum Teman-Teman

Disini kuy kita bahas tentang Manajemen. Jangan lupa untuk masukan komentar di kolom bagian bawah yaa .. . . . .. .

https://mgt-logistik.com/fungsi-manajemen/

Pengertian Manajemen.

Istilah manajeman berasal dari bahasa Italia maneggio dan bahasa Latin maneggiare yang berarti mengendalikan kuda. Selanjutnya , dalam perkembangannya istilah manajeman digunakan untuk mengendalikan dan mengatur suatu organisasi.

Beberapa pengertian manajemen dikemukakan oleh beberapa pendapat antara lain sebagai berikut:

1.      The Liang Jie

Manajemen adalah proses yang menggerakan tindakan-tindakan dalam usaha kerja sama manusia sehingga tujuan yang telah di tentukan benar tercapai.

2.      Henry Fayol

Manajeman adalah suatu proses yang terdiri atas kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakan sumber daya manusia, dan mengadakan pengendalian melalui kegiatan orang lain dalam rangksa mencapai suatu tujuan.

3.      George R.Terry

Manajemen adalah suatu proses yang terdiri atas kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakan,dan mengadakan pengendalian melalui kegiatan orang lain dalam rangka mencapai suatu tujuan.

4.      Harold Koontz dan Cyrill O’Donnell

Manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakan kegiatan orang lain.

Dari beberapa pendapat tentang manajemen tersebut, dapat di katakan  bahwa manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan usaha anggota dalam organisasi, serta penggunaan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan.

Unsur Manajemen.

Pada intinya manjemen merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan dengan cara-cara yang ilmiah ataupunpraktis untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Unsur adalah bagian yang penting, tidak boleh tidak, harus selalu ada. Unsur tersebut mutlak diperlukan dalam manajemen, baik dalam rangka mencapai tujuan secara keseluruhan maupun dalam rangka proses pencapaian tujuan dari masing-masing pelaksanaann fungsi manajemen.

1.      Tenaga Kerja (Man)

Manusia membuat tujuan dan dia pula yang melakukan proses kegiatan  untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan itu. Manusia merupakan pusat kegiatan yang melahirkan dan menggunakan atau melaksankan manajemen.

2.      Uang (Money)

Uang merupakan faktor yang penting sebagai alat tukar dan pengukur nilai suatu usaha. Uang diperlukan alat yang penting untuk mencapai tujuan disamping faktor manusia faktor-faktor lainnya.

3.      Mesin (Machines)

Kegunaan mesin yang mempermudah dalam melaksanakan pekerjaan juga memberikan keuntungan yang banyak terhadap tenaga kerja. Mesin penggunaannya sangat bergantung pada manusia, bukan  manusia yang diperbudak oleh mesin.Mesin dibuat untuk mempermudah tercapainnya tujuan hidup manusia.

4.      Metode (Methods)

Cara yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sangat menentukan hasil kerja seseorang.

Metode-metode itu diperlukan dalam setiap kegiatan manajemen.Dengan cara kerja yang baik, akan memperlancar dan mempermudah jalannya pekerjaan.

5.      Bahan dan Perlengkapan (Materials)

Faktor material dalam manjemen tidak dapat diabaikan sama sekali. Manajemen sendiri merupakan kegiatan-kegiatan manusia secara bersama-sama untuk mengurus material. Manusia dan Material tidak dapat dipisahkan.

6.      Pasar (Merket)

Pasar barang-barang hasil produksi sangat penting untuk di kuasai. Proses produksi suatu barang akan terhenti jika barang-barang hasil produksi tidak dapay dijual di pasaran. Penguasaan pasar untuk mendistribusikan hasil-hasil produksi agar sampai kepada konsumen merupakan hal yang menentukan dalam kegiatan manajemen.

Prinsip-Prinsip Manajemen.

            Suatu prinsip dapat di rumuskan sebagai suatu kebenaran yang pokok, suatu kebenaran umum, dan merupakan pedoman terhadap pemikiran suatu tindakan. Prinsip manajemen adalah dasar tetapi bukan suatu yang mutlak, prinsip itu adalah luwes (fleksibel) dan dapat disesuaikan dengan berbagai keperluan dan keadaan. Prinsip-prinsip manajemen yang di kemukakan oleh Henry Fayol merupakan suatu pedoman untuk diterapkan terhadap manajemen dalam segala bentuk dan bukan dalam suatu manajemen khusus.

Fungsi Manajemen.

1.      Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan hal yang penting harus dilakukan oleh pimpinan. Perencanaan adalah tugas seorang manajer untuk menentukan pilihan dari alternatif-alternatif, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur dan program-program.

Merencanakan adalah memikirkan, menimbang, memutuskan, dan menentukan mengenai beberapa hal sebagai berikut :

a.       Apa yang akan dikerjakan?

b.      Kapan pekerjaan itu di lakukan?

c.       Bagaimana cara melakukan pekerjaan itu?

d.      Siapa yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan itu?

e.       Di mana pkerjaan itu dilakukan?

f.       Mengapa pekarjaan itu harus dilakukan?

Ada beberapa tahap yang harus dilakukan dalam proses perencanaan,antara lain :

a.      Penetapan Tujuan

b.      Perumusan Keadaan

c.       Pengidentifikasian kemudahan dan Hambatan

d.      Pengembangan Rencana untuk Mencapai Tujuan

Dengan adanya kegiatan perencanaan akan di peroleh beberapa keuntungan;

a.       Kegiatan terarah pada tujuan tertentu;

b.      Pekerjaan menjadi produktif;

c.       Pengunaa fasilitas-fasilitas dan alat-alat menjadi efektif dan efisien;

d.      Sebuah kegiatan yang akan dikerjakan dapat di buatkan gambaran yang jelas dan lengkap;

e.       Suatu pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap setiap kegiatan manajemen;

2.      Pengorganisasian (Organizing)

Secara etimologi organisasi berasal dari kata to organize yang artinya menyusun bagian yang terpisah-pisah menjadi satu kesatuan,sehingga dapat dipergunakan untuk melakukan pekerjaan dalam mencapai tujuan.

Suatu pengorganisasian yang dilakukan secara baik dan sempurna, memiliki beberapa fungsi, antara lain;

a.      Mengatur kerja serta kerja sama sebaik-baiknya.

b.      Mencegah  kelambatan-kelambatan kerja secara kesulitan kerja.

c.       Mencegah kesimpangsiuran kerja.

d.      Menentukan pedoman-pedoman kerja pada setiap  kegiatan manajemen.

Dalam melakukan pengorganisasian, perlu memegang beberapa prinsip, antara lain;

a.      Penentuan tujuan yang jelas

b.      Pembagian kerja

c.       Pelimpahan wewenang

d.      Kesatuan komando

e.      Rentangan kekuasaan

f.        Tingkatan kekuasaan serta koordinasi.

3.      Penggerakan (Actuating)

Penggerakan adalah pengaktifan orang-orang sesuai dengan rencana dan bentuk organisasi yang telah ditetapkan .  Prinsip-prinsip dalam penggerakan (actuating), antara lain sebagai berikut;

a.      Memperlakukan manusia dengan sebaik-baiknya.

b.      Mendorong petumbuhan dan perkembangan manusia.

c.       Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi.

d.      Menghargai hasil pekerjaan yang baik dan sempurna.

e.      Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih.

f.        Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup.

g.      Memberikan dororngan untuk mengembangkan potensi dirinya.

Penggerakan (actuating) sangat penting untuk dilakukan di dalam sebuah organisasi karena memiliki beberapa alas an :

a.      Penggerakan (actuating) adalah usaha untuk menggerakan manajemen.

b.      Manusia adalah unsur yang pertama dan utama dala kegiatan manajemen.

c.       Perencanaan akan berhasil jika manusia menyatukan dan menghimpun kegiatan-kegiatan manajemen.

d.      Organisasi menjadi efektif jika manusia menggunakannya untuk bekerja sama baik dan tertib.

e.      Pengawasan akan efektif jika digunakan untuk membantu manusia dalam mencapai tujuannya.

f.        Manajemen akan berhasil apabila menggerakkan orang-orang yang memiliki kecakapan secara tepat.

4.      Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah proses pengamatan, penentuan standar yang akan dicapai, menilai pelaksanaan, dan perlu mengambil tindakan korekyif sehingga pelaksanaan dapat  berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Tujuan utama dari pengawasan adalah membuat kegiatan-kegiatan manajemen dinamis dan berhasil secara efektif dan efisien. Sesuai dengan perannya di dalam sebuah organisasi, pengawasan memiliki beberapa fungsi:

a.      Mencegah penyimpangan-penyimpangan;

b.      Memperbaiki kesalahan atau kelemahan, dan menindak penyalahgunaan serta penyelewengan;

c.       Mendinamisasi organisasi serta segenap kegiatan manajemen;

d.      Mempertebal rasa tanggung jawab;

e.      Mengambil tindakan koreksi jika pelaksanaan menyimpang dari standar;

Secara umum, pengawasan dapat dilakukan dengan beberapa langkah :

a.      Menetapkan standar untuk pengawasan.

b.      Meneliti, memeriksa, dan menilai hasil yang dapat dicapai.

c.       Memebandingkan hasil dengan standar.

d.      Memeperbaiki penyimpangan dengan tindakan koreksi.

SURAT

Hallo Teman-Teman ❤❤❤

Ketemu lagi di blog aku yang akan membahas tentang persuratan.

https://pintubelajarcerdas.blogspot.com/2016/09/menulis-surat-undangan-dan-bagian.html

Pengertian Surat

Surat adalah selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat.  Kegiatan berkomunikasi dengan surat disebut surat-menyurat atau korespondensi.

Fungsi Surat

Ada beberapa fungsi surat antara lain :

v  Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian

v  Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan    

v  Sebagai bukti sejarah

v  Sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas

v  Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

v  Sebagai alat promosi

v  Sebagai bahan untuk mengambil keputusan (misalnya surat penawaran dan surat pelaporan)

Bagian-Bagian Surat

1.      Kepala Surat atau Kop Surat

Unsur-unsur kepala surat adalah:

a.       unsur utama: nama perusahaan, alamat           lengkap, nomor telepon

b.      unsur tambahan: logo/simbol jawatan/perusahaan, nama bank          langganan,  alamat kantor cabang, dan      bidang usaha

2.      Tanggal surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apa pun. Ketentuan tersebut di atas tidak berlaku untuk penulisan surat pribadi. Contoh penulisan tanggal surat : Salah:   Jakarta, 28 Okt. 1987, Bandung, 28-10-‘87

Benar:   28 Oktober 1987

3.      Nomor Surat

Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan,  pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat.  Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban.  Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.

Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun yang bersangkutan. Pada awal Januari tahun berikutnya diurutkan kembali dari nomor satu dan seterusnya hingga akhir Desember.

Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, namun sekurang-kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahun surat.

Pada surat berjudul, nomor surat ditulis di bawah judul surat tanpa garis pemisah.

Salah:   SURAT KETERANGAN

Nomor: SK/45/II/1994         

Benar:   SURAT TUGAS

                         Nomor: 32/ST/III/1994

4.      Lampiran

Penulisan Lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat  meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.  Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya.Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai berikut:

Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian dicantumkan  jumlah yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun.

5.      Hal Surat

Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat.   Sebaiknya digunakan kata Hal dan bukan Perihal.

6.      Alamat Surat

digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum   pula dalam sampul surat. Alamat (dalam surat) sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.

7.      Salam Pembuka

Salam  pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi.

8.      Tubuh Surat/ Isi Surat

Tubuh surat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu:

a.       paragraf pembuka

b.      paragraf isi surat yang sesungguhnya, dan

c.       paragraf penutup. 

9.      Salam Penutup

Berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat, Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil, sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.

10.  Penanggungjawab Surat

a.  Surat (dalam surat dinas) dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang (pemimpin )

b.   Nama jelas penanda tangan  dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.

c. Jika akan dicantumkan nomor induk pegawai pejabat yang  bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan

11.  Tembusan

12.  Inisial

Sudah jelas semuanya kan semoga bermanfaat untuk kalian yang membutuhkan, jangan lupa masuka komentar anda di kolom bagian bawah yaa, karena komentar kalian sangat bermanfaat bagi pemulis.

Terima Kasih .. .. ..

Wassalamu’alaikum Teman-Teman ❤❤❤

Tugas Sekretaris, Etika Menerima Tamu Kantor.

Assalamu'alaikum Teman-Teman ❤❤❤

Semoga selalu bersemangat untuk membaca yaa . . . 

Mungkin jangan panjang lebar kali tinggi wkwk 

Aku akan bahas tentang etika menerima tamu kantor, gimana sii ??

Tugas seorang sekretaris adalah mengatur pertemuan pimpinan dari mulai membuat perjanjian, konfirmasi sampai menerima tamu dikantor.

Tetapi sebagai sekretaris nggak bisa asal dalam menerima tamu.

Dibawah ini ada hal-hal yang seharusnya dilakukan sekretaris dalam menerima tamu:

1. Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. sebaiknya tamu jangan dibiarkan menunggu terlalu lama, hadapilah tamu dengan sopan, ramah, berwibawa dan serius

2. Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara melantur.

jika pembicaraan tamu sudah melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan bijak

3. apabila tamu ingin bertemu pimpinan tapi pimpinan tidak ada ditempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang disampaikan.

bisa juga dibicarakan secara lisan tentang kepentingannya.

4. Apabila pimpinan ada ditempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu.

kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. jika sudah konfirmasikan pada pimpinan.

5. Saat meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu diruang tamu.

berikan bacaan yang netral misalnya majalah atau surat kabar

6. Setelah itu hubungi pimpinan dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya.

jika pimpinan tidak bersedia menemui karena suatu hal, anda harus megatakan kepada tamu secara diplomatis maksudnya menyampaikan dengan ramah, sopan, dan teratur.

7. Jika pimpinan bersedia menemui tamu, antarkan tamu ketempat dimana pimpinan ingin bertemu.

jangan biarkan tamu mencari-cari tempat sendiri. karena sebagai tamu belum familiar dengan kantor anda.kecuali sudah sering datang.

8. Jangan lupa, sebagai sekretaris dalam menghadapi tamu hendaknya mencerminkan image perusahaan, dan mencerminkan profesionalisme dalam bekerja.

maka itu jagalah sikap dan bicara terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa 

    Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien.

jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.

Jangan lupa untuk selalu masukan komentar kalian. Terimakasih .. .. .. .. 

Wassalamu'alaikum Teman-Teman ❤❤❤

Tempat/Wadah/Kantor dalam melakukan kegiatan administrasi.

Assalamu'alaikum Teman-Teman ❤❤❤

Bertemu lagi dengan saya, smg kalian tetap dalam kondisi sehat wal'afiat. Aamiin . . . .
Seperti biasa saya akan sedikit mengupas tentang apa si itu kantor atau ruang lingkup kantor ??

Pengertian Kantor 

         Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor memiliki arti balai (gedung,rumah,ruang) tempat untuk mengurus suatu mengenai pekerjaan (perusahaan); tempat menjalankan pekerjaan. Pengertian lainnya dari kantor adalah, sebuah unit lembaga atau organisasi yang terdiri dari tempat, personil serta operasi ketatausahaan demi membantu pimpinan organisasi.

Adapun pengertian Kantor Menurut para Ahli:

1. Moekijat, kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.

2. Prajudi Atmosudirjo, kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

3. Menurut George R Terry, pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

4. Kallaus dan Kelling, Kantor adalah fungsi di mana sistem teknologi, prosedur, dan orang saling bergantung dalam bekerja untuk mengelola salah satu sumber daya perusahaan yang paling penting yaitu informasi

5. Ulbert Silalahi, Tempat penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan berlangsung disebut kantor, yakni suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan, personil, peralatan dan operasi pengelolaan informasi.

Selain itu pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi.

Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit. Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan,  perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

Dari beberapa definisi kantor diatas maka dapat disimpulkan bahwa  Kantor adalah tempat atau wadah suatu organisasi untuk melakukan kegiatan administrasi dengan dibantu sumber daya yang ada serta sarana dan prasana yang memadai. 

Tujuan Kantor 

Kantor bertujuan untuk memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman suatu informasi secara Efektif dan efisien.

Fungsi Kantor

ada beberapa fungsi kantor antara lain :

1. Menerima Informasi, dalam menerima informasi di suatu perusahaan dapat melalui telepon , surat, faktur atau kegiatan yang menunjang dalam kantor, dapat juga untuk memberi keputusan oleh pimpinan.

2. Merekam Informasi, berfungsi sebagai alat untuk melakukan perencanaan dan pengendalian suatu perusahaan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat digunakan juga sebagai alat hukum atau alat bukti.

3. Mengatur Informasi, informasi yang diatur secara teratur dan sistematis maka dapat dimanfaatkan secara maksimal serta memudahkan dalam proses penemuan kembai suatu informasi.

4. Memberikan Informasi, informasi dapat diberikan kepada pihak lain yang membutuhkan sesuai dengan data yang diterima, dihimpun, diatur, disimpan yang sesuai. informasi dapat disajikan secara rutin, terkecuali yang bersifat khusus atau rahasia, informasi juga dapat disajikan secara tulis ataupun lisan. 

5. Melindungi Aset atau Harta, informasi yang didapat hendaknya disimpan dengan baik. karena informasi itu merupakan suatu aset atau harta dari suatu perusahaan, agar dapat dimanfaatkan lagi oleh pihak yang membutuhkan dan agar tidak digunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. 

Ciri-Ciri Kantor 

• Sebagai alat untuk menyambung pancaindra dan juga ingatan pimpinan organisasi.
• Membantu pimpinan dalam merumuskan pekerjaan, metode kerja maupun penyederhanaan sistem manajemen.
• Membantu administrasi atau tata usaha dalam mencapai targetnya.

Sampai sini dulu yaa, jangan lupa membaca menulis dan pahami hehe masukan komentar kalian karena akan sangat bermanfaat untuk saya.

Terimakasih... ... ... ... ... 

Wassalamu'alaikum Teman-Teman ❤❤❤