Memaknai Sekretaris

Assalamu’alaikum Teman-Teman

Di Blog aku kali ini akan membahas tentang sekretaris. Ada yang tau sekretaris itu apa ??

Silahkan kalian jawab di bagian bawah kolom komentar yaaa, jangan lupa juga share di sosial media kalian masing-masing yaa setalah membaca, OK.

Definisi Sekretaris.

Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Sekretaris juga identik dengan seseorang yang bekerja membantu seorang pimpinan di suatu intasi atau organisasi. Ada beberapa pengertian sekretaris menurut para ahli :

1.     Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

2.    Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3.    Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Dibawah ini beberapa syarat menjadi seorang sekretaris :

1.     Mengerti teknologi, seorang sekretaris yang profesional harus mengerti perkembangan dan kemajuan teknologi serta memiliki wawasan yang luas, agar tidak ketinggalan informasi yang beredar jika diperlukan.

2.    Baik dan bertanggungjawab, sekretaris harus memiliki kepribadian diri yang baik serta melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sesuai yang diperintah atau sesuai dengan tugasnya.

3.    Pandai menyimpan rahasia, dalam perusahaan itu pasti meiliki rahasia, seorang sekretaris yang profesional harus pandai menyimpan rahasia perusahaan, terutama yang berhubungan dengan aset dan berjalannya perusahaan itu sendiri.

4.    Mampu berbicara didepan umum, ketrampilan berbicara didepan umum itu tidak dimiliki oleh semua orang, oleh karena itu syarat sebagai seorang sekretaris yang profesional itu harus mampu berbicara didepan umum (Publiv Speaking) dan harus siap menggatikan pimpinan dalam meeting/rapat apabila pimpinan berhalangan untuk hadir.

5.    Berpenampilan baik dan menarik, penampilan seorang sekretaris itu harus growing yaitu, penampilan yang selalu terja dan rapi.

Hal-hal yang harus di perhatikan sekretaris, yaitu :

a.    Tata cara berpakaian.

Dalam berpakaian sekretaris hendaknya memakai pakaian yang rapi, sopan dan enak dipandang. Karena penampilan itu akan mencerminkan kepridadian diri kita masing, oelh karena itu sebagai seorang sekretaris harus tau bagaimana cara berpenampilan berpakaian yang baik agar tidak merusak image perusahaan.

b.    Tata cara berbicara.

Dalam berbicara didepa umum seorang sekretaris harus berbicara dengan tegas, jelas, lugas, independen dan dapat dipercaya. Dalam penyampaian materi hendaknya tidak bertele-tele dan dengan bahasa yang baik dan benar supaya mudah dipahami.

c.    Tata cara berhias.

Dalam masalah berhias hendaknya seorang sekretaris berhias dengan tidak berlebih lebihan atau tidak menor, dengan tidak memakai aksesoris yang berlebihan juga.

Tugas-Tugas Seorang Sekretaris.

Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.     Menerima dikte dari pimpinan.

2.    Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

3.    Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4.    Menerima tamu-tamu pimpinan.

5.    Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6.    Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

7.    Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8.    Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

9.    Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Kesimpulannya adalah Untuk menjadi sekretaris profesional harus bekerja keras, bekerja cerdas, dan bekerja teliti serta berpenampilan yang baik dan menarik, karena kepribadian seseorang dapat dilihat dari penampilanya sehingga dapat memberi respon yang positif.

Terimakasih. Wassalamu’alaikum Teman-Teman

Arsip Dan Kearsipan

Assalamu’alaikum Tema-Teman ☺☺☺

Kembali lagi berjumpa di blog aku Triska Refian Maulida tentang Administrasi Perkantoran yang kali ini akan membahahas tentang Arsip. Sudah ada bayangan kan kalo arsip itu apa ??

Pengertian Arsip dan Kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief  yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Pengertian Arsip adalah sumber informasi dengan berbagai macam bentuk kegiatan berupa catatan atau rekaman yang dibuat oleh lembaga organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan arsip dapat berupa warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan alat bukti yang sah suatu tindakan atau keputusan dengan adanya perkembangan teknolohi arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Gedung Arsip Nasional Republik Indonesia.

Fungsi Arsip. 

                 

Ada beberapa fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan, yaitu :

1.      Aktivitas kantor berjalan dengan lancar

2.      Sebagai alat bukti yang sah jika terjadi masalah

3.      Sebagai sarana komunikasi tertulis

4.      Dapat diajadikan bahan dokumentasi

5.      Sebagai alat pengingat

6.      Sebagai alat ppenyimpanan warkat

7.      Dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga

8.      Sebagai alat bantu di perpustakaan

Arsip itu memiliki sifat dan karakter yaitu meliki sifat dan karakter yang autentik, legal, unik dan terpercaya. Tujuan diadakannya penyimpanan arsip yaitu agar arsip yang disipan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, serta menunjang terlaksanya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang Sesuai.

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat/dokumen dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

Ø  Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

Ø Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Prosedur Penyimpanan Arsip.

1.      Meneliti terlebih dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).

Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

2.      Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat

3.      Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

4.      Menyimpan surat ke dalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

5.      Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Sistem Penyimpanan Arsip.

1.      Sistem Nomor/Numerical Filling System

Sistem ini merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor

a.       Menyusun pola klasifikasi arsip.

b.      Menyiapkan peralatan arsip.

2.      Sistem Abjad/Alphabetical Filling System

Sistem abjad adalah salah satu sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen dengan menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.  Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangakutan, Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi).

Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad

a.       Paham peraturan mengindeks.

b.      Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu.

c.       Menyiapkan peralatan arsip

3.      Sistem Subjek/ Subjectical Filling System

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.  Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek benotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

4.      Sistem Tanggal/Chronological Filling System

Sistem ini merupakan salah satu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali dokumen berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.  Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.

Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:

a.       Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.

b.      Menyiapkan peralatan arsip.

5.      Sistem Wilayah/Geographical Filling System

Sistem wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Sampai sini aja yaa blog aku kali ini, semoga bermanfaat untuk kalian yang memerlukan yaa. Jangan lupa masukan komentar dikolom bawah komentar dan  jangan lupa juga share di sosial media kalian yaa. Thanks You . . .

Wassalamu’alaikum Teman-Teman ❤❤❤

Pembagian Kerja dan Struktur Organisasi

Assalamu'alaikum Teman-Teman ❤❤❤

Pembagian Kerja dan Struktur Organisasi

•      ORGANISASI

            merupakan wadah yang dibentuk oleh sekelompok orang (lebih dari satu) yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran bersama. Tiga komponen struktur organisasi:

1. Kompleksitas

Paduan diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi.  Termasuk spesialisasi dan pembagian kerja.

2. Formalisasi

Sejauh mana sebuah organisasi menyandarkan dirinya kepada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.

3. Sentralisasi

Mempertimbangkan di mana letak dari pusat pengambilan keputusan, sentralisasi atau didesentralisasi.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya, yg tercermin pada struktur organisasi yg mencakup :

1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yg tidak dapat dihindarkan

•      STRUKTUR ORGANISASI

             Dapat dikatakan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi  dikelola.

Pengertian :

Struktur organisasi (desain organisasi):                 

àmekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.

àmenunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yg menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggungjawab.

Faktor-faktor utama yg menentukan

perancangan struktur organisasi :

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuan
2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota/ karyawan dan orang-orang yg terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi

DASAR SOTK (Struktur Organisasi Tenaga Kerja) DI INDONESIA

•      Di bawah UU 22/1999

            1. PP NO. 84/2000, diganti dengan

            2. PP NO. 8/2003

•      Di bawah UU 32/2004

            PP NO. 41/2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah

Bagan Organisasi

Bagan organisasi menggambarkan 5 aspek utama suatu struktur organisasi sbb:

1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen

•      PEMBAGIAN KERJA

Menunjukkan individu atau satuan  organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu. Prinsip  Pembagian Kerja (Division Of Labor) adalah tiang dasar pengorganisasian.

Misal :  Pembagian kerja dalam team sepak bola (ada manajer tim, pelatih, asisten pelatih, penjaga gawang, dll)

            Dasar Pembagian Kerja

Berdasarkan :

•      Fungsi

•      Produksi

•      Rangkaian kerja (seri, paralel, gabungan)

•      Langganan

•      Jasa

•      Alat

•      Wilayah

•      Waktu

•      Jumlah (produksi, pegawai)

FAKTOR YG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PEMBAGIAN KERJA

1. Tiap satuan organisasi memiliki rincian aktivitas yg jelas
2. Tiap pejabat memiliki rincian tugas yg jelas
3. Jumlah tugas 4-12 macam
4. Variasi tugas yg sejenis atau erat hubungannya satu sama lain
5. Beban aktivitas tiap satuan organisasi dan beban tugas pejabat merata
6. Penempatan para pejabat yg tepat
7. Penambahan atau pengurangan pegawai berdasarkan volume kerja
8. Pembagian kerja tidak menimbulkan “pengkotakan pejabat”
9. Penggolongan tugas : rutin, spesial, kreatif
10. Memperhatikan dasar pembagian kerja

BENTUK DEPARTEMENTALISASI

1. Fungsi : pemasaran, keuangan, produksi
2. Produk atau jasa : mesin cuci, TV
3. Wilayah : DIY, Jateng, Jabar
4. Langganan / konsumen : pedagang eceran, pemerintah
5. Proses atau peralatan : dept pembungkusan
6. Waktu : Shift 1, 2, 3
7. Pelayanan : kelas bisnis, eksekutif
8. Alpha –numeral : no Telp
9. Proyek dan matriks : perusahaan konstruksi