Office Layout/Tata Ruang Kantor

Assalamu'alaikum Teman-Teman ❤❤❤

Bertemu lagi di Blog aku, tentang Administrasi perkantoran yang kali ini akan membahas tentang Office Layout/Tata Ruang Kantor. kuy kita budayakan membaca sampai selesai hihi . . . jangan lupa Comment dikolom komentar di bawah dan share di sosmed kalian yaa. Thank You, yet. 

Pengertian Office Layout/Tata Ruang Kantor.

Istilah Tata Ruang Kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout. Jadi Tata Ruang Kantor/Office Layout adalah pengaturan atau penataan tata letak perlengkapan dan perabot kantor seefisien mungkin guna menunjang pekerjaan kantor dilaksanakan sebaik baiknya. Adapun pengertian tata ruang kantor menurut beberapa ahli :

1.       Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

2.       Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

Tujuan dari menata Tata Ruang Kantor yaitu untuk memperlancar komunikasi, mempermudah dalam koordinasi dan pengawasan agar dapat meningkatkan kegiatan kantor pada umumnya. Selain itu apabila terdapat perubahahan tata letak ruang kantor maka harus melakukan peninjauan agar tidak mengakibatkan pengaruh dari terhadap tata ruang kantor yang ada. Selain itu ada beberapa tujuan dari tata ruang kantor, antara lain:

1.       Memudahkan komunikasi dan arus kerja

2.       Memberikan kondisi kerja yang baik

3.       Memudahkan dalam pengawasan antara atasan dan bawahan

4.       Memberikan kemudahan bagi setiap gerakan karyawan dari meja ke meja

5.       Dapat meningkatkan konsentrasi

6.       Menggukan ruangan dengan baik

7.       Agar terkesan baik suatu organsasi apabila ada relasi atau tamu yang datang

Adapun beberapa keuntungan yang diperoleh dari tata ruang kantor, yang dikemukakan oleh Drs. The Liang Gie diantaranya:

1.       Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

2.       Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.       Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.

4.       Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

5.       Pengawasan mudah dilaksanakan.

6.       Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Selain ada keuntungan ada juga manfaatnya yang dikemukakan oleh Drs. Moekijat mengatakan tata ruang sebagai berikut:

1.       Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.

2.       Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

3.       Pengawasan dapat dipermudah.

4.       Hubungan dapat dipercaya

5.       Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

6.       Jalannya pekerjaan lebih lancar.

7.       Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

Azas-Azas Office Layout/Tata Ruang Kantor.

Richard Muther azas-azas perkantoran agar tercapai tujuan di atas yaitu:

1.       Azas mengenai jarak terpendek.

Suatu tata ruang yang terbaik adalah suatu pengaturan ruang yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin, sehingga mencegah penghamburan tenaga maupun waktu kerja.

2.       Azas mengenai rangkaian kerja.

Yang dimaksudkan dengan azas rangkaian kerja adalah penempatan orang maupun barang atau alat menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Azas ini merupakan kelanjutan atau kelengkapan dari azas jarak terpendek. Menurut azas ini suatu pekerjaan sebaiknya bergerak maju dan tidak bergerak mundur atau menyilang, sehingga bergeraknya pekerjaan adalah lurus, tidak menyilang atau mundur. 

3.       Azas mengenai penggunaan segenap ruangan.

Ruangan yang ada hendaknya dimanfaatkan sepenuhnya, maksudnya diharapkan tidak ada ruang yang kosong baik secara vertical maupun secara horizontal.

4.       Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja.

Ruangan yang baik sebaiknya adalah ruangan yang dapat diatur atau dapat dirubah setiap saat karena ada kemungkinan pemanfaatan ruangan lain-lain pada waktu-waktu tertentu, serta kemungkinan perkembangan dan perluasan di kemudian hari.

Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor

1.       Pekerjaan harus mengalir dalam satu garis lurus

2.       Bagian pekerjaan yang memiliki funsi yang sama ditempatkan secara berdekatan

3.       Arus pekerjaan harus sederhana

4.       Perlengkapan kantor harus diletakan didekat pegawai

5.       Penggunaan meja dan kursi dalam ukuran yang sama

6.       Pengaturan meja harus sedemikian rupa agar tidak menghadap ke sumber cahaya

7.       Pekerjaan yang berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan

8.       Pekerjaan yang bersifat gaduh ditempatkan didekat jendela

9.       Tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh pegawai

Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor.

1.       Tata Ruang Terbuka

Ruangan tata ruang terbuka ini yang dipergunakan untuk bekerja tidak dipisah-pisah atau tidak ada penyekat, tetapi dalam pelaksanaan aktivitas pekerjaan dilakukan satu ruangan besar terbuka sehingga semua pegawai tampak mudah diamati.

        Keuntungan :

a.       Mudah dalam melakukan pengawasan terhadap pegawai

b.       Memudahkan hubungan komunikasi antar pegawai

c.       Memperlancar arus kerja

d.      Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

e.       Mudah merubah ruangan

Kelemahan :

a.       Cara hidup yang diawasi terus menerus dapat merendahkan moral pegawai

b.       Mengurangi keamanan pekerjaan yang sifatnya rahasia

c.       Pekerja akan kehilangan kepribadian

d.      Tidak efektif apabila kedapatan pegawai yang sedang bermalas-malasan atau sedang ngobrol makan akan menganggu yang lainnya

e.       Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya

2.       Tata Ruang Tertutup

Tata Ruang Tertutup ini memiliki susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian karena terdapat penyekat atau terpisah-pisah.

         Keuntungan :

a.       Moral antar pegwai tetap terjaga

b.       Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga

c.       Menghindari gangguan dari pegawai satu ke yang lainnya

d.      Pimpinan lebih tenag dalam bekerja

Kelemahan :

a.       Sulit dalam melakukan pengawasan

b.       Cahaya dulit masuk dan udara sulit beredar

c.       Sulit dalam merubah ruangan

d.      Sulit dalam menampung penambahan pegawai atau alat-alat kantor lainnya

3.       Tata Ruang Kantor Semi Tertutup

Tata Ruang Kator Tertutup ini diberi penyekat yaitu setinngi 1,5 meter.

         Keuntungan :

a.       Untuk menjaga privasi pegawai

Kelemahan :

a.       Sulit dalam melakukan perubahan ruangan