Memaknai Sekretaris

Assalamu’alaikum Teman-Teman

Di Blog aku kali ini akan membahas tentang sekretaris. Ada yang tau sekretaris itu apa ??

Silahkan kalian jawab di bagian bawah kolom komentar yaaa, jangan lupa juga share di sosial media kalian masing-masing yaa setalah membaca, OK.

Definisi Sekretaris.

Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Sekretaris juga identik dengan seseorang yang bekerja membantu seorang pimpinan di suatu intasi atau organisasi. Ada beberapa pengertian sekretaris menurut para ahli :

1.     Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

2.    Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3.    Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Dibawah ini beberapa syarat menjadi seorang sekretaris :

1.     Mengerti teknologi, seorang sekretaris yang profesional harus mengerti perkembangan dan kemajuan teknologi serta memiliki wawasan yang luas, agar tidak ketinggalan informasi yang beredar jika diperlukan.

2.    Baik dan bertanggungjawab, sekretaris harus memiliki kepribadian diri yang baik serta melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sesuai yang diperintah atau sesuai dengan tugasnya.

3.    Pandai menyimpan rahasia, dalam perusahaan itu pasti meiliki rahasia, seorang sekretaris yang profesional harus pandai menyimpan rahasia perusahaan, terutama yang berhubungan dengan aset dan berjalannya perusahaan itu sendiri.

4.    Mampu berbicara didepan umum, ketrampilan berbicara didepan umum itu tidak dimiliki oleh semua orang, oleh karena itu syarat sebagai seorang sekretaris yang profesional itu harus mampu berbicara didepan umum (Publiv Speaking) dan harus siap menggatikan pimpinan dalam meeting/rapat apabila pimpinan berhalangan untuk hadir.

5.    Berpenampilan baik dan menarik, penampilan seorang sekretaris itu harus growing yaitu, penampilan yang selalu terja dan rapi.

Hal-hal yang harus di perhatikan sekretaris, yaitu :

a.    Tata cara berpakaian.

Dalam berpakaian sekretaris hendaknya memakai pakaian yang rapi, sopan dan enak dipandang. Karena penampilan itu akan mencerminkan kepridadian diri kita masing, oelh karena itu sebagai seorang sekretaris harus tau bagaimana cara berpenampilan berpakaian yang baik agar tidak merusak image perusahaan.

b.    Tata cara berbicara.

Dalam berbicara didepa umum seorang sekretaris harus berbicara dengan tegas, jelas, lugas, independen dan dapat dipercaya. Dalam penyampaian materi hendaknya tidak bertele-tele dan dengan bahasa yang baik dan benar supaya mudah dipahami.

c.    Tata cara berhias.

Dalam masalah berhias hendaknya seorang sekretaris berhias dengan tidak berlebih lebihan atau tidak menor, dengan tidak memakai aksesoris yang berlebihan juga.

Tugas-Tugas Seorang Sekretaris.

Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.     Menerima dikte dari pimpinan.

2.    Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

3.    Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4.    Menerima tamu-tamu pimpinan.

5.    Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6.    Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

7.    Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8.    Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

9.    Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Kesimpulannya adalah Untuk menjadi sekretaris profesional harus bekerja keras, bekerja cerdas, dan bekerja teliti serta berpenampilan yang baik dan menarik, karena kepribadian seseorang dapat dilihat dari penampilanya sehingga dapat memberi respon yang positif.

Terimakasih. Wassalamu’alaikum Teman-Teman