Arsip Dan Kearsipan

Assalamu’alaikum Tema-Teman ☺☺☺

Kembali lagi berjumpa di blog aku Triska Refian Maulida tentang Administrasi Perkantoran yang kali ini akan membahahas tentang Arsip. Sudah ada bayangan kan kalo arsip itu apa ??

Pengertian Arsip dan Kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief  yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Pengertian Arsip adalah sumber informasi dengan berbagai macam bentuk kegiatan berupa catatan atau rekaman yang dibuat oleh lembaga organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan arsip dapat berupa warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan alat bukti yang sah suatu tindakan atau keputusan dengan adanya perkembangan teknolohi arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Gedung Arsip Nasional Republik Indonesia.

Fungsi Arsip. 

                 

Ada beberapa fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan, yaitu :

1.      Aktivitas kantor berjalan dengan lancar

2.      Sebagai alat bukti yang sah jika terjadi masalah

3.      Sebagai sarana komunikasi tertulis

4.      Dapat diajadikan bahan dokumentasi

5.      Sebagai alat pengingat

6.      Sebagai alat ppenyimpanan warkat

7.      Dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga

8.      Sebagai alat bantu di perpustakaan

Arsip itu memiliki sifat dan karakter yaitu meliki sifat dan karakter yang autentik, legal, unik dan terpercaya. Tujuan diadakannya penyimpanan arsip yaitu agar arsip yang disipan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, serta menunjang terlaksanya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang Sesuai.

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat/dokumen dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

Ø  Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

Ø Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Prosedur Penyimpanan Arsip.

1.      Meneliti terlebih dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).

Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

2.      Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat

3.      Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

4.      Menyimpan surat ke dalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

5.      Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Sistem Penyimpanan Arsip.

1.      Sistem Nomor/Numerical Filling System

Sistem ini merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor

a.       Menyusun pola klasifikasi arsip.

b.      Menyiapkan peralatan arsip.

2.      Sistem Abjad/Alphabetical Filling System

Sistem abjad adalah salah satu sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen dengan menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.  Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangakutan, Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi).

Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad

a.       Paham peraturan mengindeks.

b.      Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu.

c.       Menyiapkan peralatan arsip

3.      Sistem Subjek/ Subjectical Filling System

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.  Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek benotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

4.      Sistem Tanggal/Chronological Filling System

Sistem ini merupakan salah satu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali dokumen berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.  Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.

Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:

a.       Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.

b.      Menyiapkan peralatan arsip.

5.      Sistem Wilayah/Geographical Filling System

Sistem wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Sampai sini aja yaa blog aku kali ini, semoga bermanfaat untuk kalian yang memerlukan yaa. Jangan lupa masukan komentar dikolom bawah komentar dan  jangan lupa juga share di sosial media kalian yaa. Thanks You . . .

Wassalamu’alaikum Teman-Teman ❤❤❤